個人情報保護方針

個人情報保護方針

東京労務管理協会、近畿労務管理協会大阪会、近畿労務管理協会、九州労務管理協会（以下、「当協会」という）は、当協会に個人情報を提供されるすべての方々の個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取扱い方針を以下のとおり定め、個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報の取得

当協会において個人情報を取得する場合は、その利用目的を明示し、必要な範囲内において公正な手段で取得致します。

2. 個人情報の利用

取得する個人情報の利用目的を明確にし、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用は致しません。また、個人情報を協心グループで共同利用する場合は、利用目的などの必要事項を明確にします。

3. 法令、規範の遵守

個人情報保護において適用されるべき諸法令及び国が定める指針、その他の規範を遵守致します。

4. 個人情報の適正な管理

取得した個人情報を適正に管理し、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対して、安全対策を講じ予防に努めます。また、問題の発生や安全性の低下が認められた場合は、その原因を特定し、是正措置を講じます。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

個人情報保護のために策定した個人情報保護マネジメントシステムを常に見直し、継続的に改善を行ってまいります。

6. 苦情、相談への対応

個人情報についてご本人から照会、訂正等を依頼されたとき、あるいは苦情や相談を受けたときは、個人情報に関して適用される諸法令、諸規範等に基づいて誠実かつ速やかに対応致します。

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の利用目的

当協会では、直接個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用致します。あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、その旨をご連絡し、同意を頂いた上で利用致します。

<営業活動に関するお客様・お取引先に関する個人情報>
（1）セミナー、イベント、サービス情報等のご案内や各種事務連絡のため
（2）サービスのご提案、ご提供のため
（3）お客様・お取引先ご担当者との連絡、交渉のため
（4）サービスの提供にあたって必要とされる事務手続き及び請求手続きのため
（5）保守、サポートサービスの提供のため

<採⽤応募者に関する個人情報>
採用選考及び採用選考に関する連絡、情報提供のため

<従業者等に関する個人情報>
従業者、退職者の雇用及び人事管理、諸手続きのため

<当協会へお問い合わせされた皆様及び当協会を来訪された皆様に関する個人情報>
連絡、情報提供及び対応管理などお問い合わせへの対応ため

<当協会の受託業務に伴い、委託元から取扱いの委託を受けた個人情報>
当協会では、受託先に対し以下のサービスをご提供するために、受託先より個人情報取扱いの委託を受け、個人情報をお預かりしております。
取扱いの委託を受けた個人情報に関する開示等の求めには、当協会では直接ご対応することはできませんが、受託先の指示に従い、厳正に保管・管理致します。

<1>労働保険各種手続き等業務
（1）概算保険料、確定保険料及び一般拠出金などの申告及び納付を行うため
（2）保険関係成立届、任意加入の申請、雇用保険の事務所設置届の提出等を行うため
（3）労災保険の特別加入の申請等を行うため
（4）雇用保険の被保険者に関する届出等を行うため
（5）その他の労働保険についての申請、届出、報告等を行うため

<2>人事労務コンサルティング業務
（1）就業規則作成支援を行うため
（2）人事制度構築、評価制度等作成業務を行うため
（3）賃金テーブル作成業務を行うため
（4）時間外労働発生状況分析のため
（5）その他人事労務に関わる分析、相談対応のため

<3>セミナー・社内研修講師業務
（1）セミナー、社内研修の受講者等の管理のため
（2）アンケートの実施、結果分析のため
（3）セミナー、社内研修内容に関する相談対応のため

<4>助成⾦申請支援
（1）助成⾦の申請支援のため
（2）助成⾦申請の資格確認のため
（3）助成⾦受給に係る現地調査代⾏のため

<5>その他委託元からの受託業務
委託元との契約履⾏のため

2. 個人情報の共同利用

以下の業務において個人情報を共同して利⽤致します。
■利用目的
（1）セミナー、イベント、サービス情報等のご案内や各種事務連絡のため
（2）サービスのご提案、ご提供のため
（3）お客様・お取引先との連絡、交渉のため
（4）サービスの提供にあたって必要とされる事務手続き及び請求手続きのため
（5）保守、サポートサービスの提供のため
（6）連絡、情報提供及び対応管理などお問い合わせへの対応ため
（7）委託元との契約履行のため

■共同利用する個人情報の項目
氏名・会社名・メールアドレス、顧問先企業様の従業員の氏名・住所・電話番号・生年月日など

■共同利⽤する団体の範囲
下記におけるグループ各社において共同利⽤致します。
・社会保険労務士法人協心

■個人情報の管理について責任を有する者
東京労務管理協会/近畿労務管理協会大阪会/近畿労務管理協会/九州労務管理協会
個人情報保護管理者　𠮷村 徳男

3. 特定個人情報の取扱い

番号法で定める利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用し、番号法で定める提供先以外の第三者へ提供することは致しません。また、番号法で定める個人番号関係事務が終了したときは、速やかに当該個人番号を廃棄もしくは消去致します。

4. 個人情報の取扱いの委託

発送業務など利用目的の範囲内において、業務委託先に個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合は、業務委託先に対して個人情報の適正な取扱いを求めると共に、適切な管理を実施致します。

5. 個人情報の第三者への開示・提供

以下の場合を除き、個人情報を第三者に開⽰・提供することは致しません。
・本人の同意がある場合
・法令等に基づく場合
・利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取扱いを業務委託先に委託する場合
・合併、法人分割、営業譲渡その他の事由によって事業が承継される場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

6. 個人情報の開示等

当協会が取得し、現に保有している「開示対象個人情報」について、ご本人（代理人を含む）より開示等のご請求があった場合は、手続きに沿って遅滞なく対応致します。
ご本人（代理人を含む）は、開⽰対象個人情報について、以下（1）〜（3）の請求を⾏うことができます。
（1）当協会が保有する個人情報の開示、利用目的の通知
（2）当協会が保有する個人情報の訂正、追加及び削除
（3）当協会が保有する個人情報の利用停止、消去または第三者への提供の停止

■開示等のご請求方法
（1）開示等のご請求のお申し出先
請求にあたっては、所定の「個人情報開示等申出兼回答書」に必要事項を記入の上、身分証明書等必要書類、手数料を同封して下記連絡先「個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、及び苦情・相談に関するお申し出先」へ郵送にてお送り下さい。
「個人情報開⽰等申出兼回答書」（PDF）ダウンロード
（2）開示等のご請求に際して提出していただく書面等
①ご本人によるご請求の場合
1. 個人情報開示等申出兼回答書
2. ご本人確認のための書類（※1）
②ご本人以外の方によるご請求の場合
1. 個人情報開示等申出兼回答書
2. ご本人確認のための書類（※1）
3. 代理人の本人確認書類（※1）
4. 委任状または法定代理権のあることを確認するための資料（※2）
※1「ご本人確認のための書類」、「代理人の本人確認書類」とは、以下のものを指します。
1）運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳等、住民票と同じ住所の記載があり現住所が確認できるもの
2）6ヶ月以内に取得した住民票の写し
※2「委任状または法定代理権のあることを確認するための資料」とは、以下のものを指します。
1）法定代理人の場合は、戸籍謄本及び審判書のコピー
2）任意代理人の場合は、本人の実印の押印のある委任状及び3ヶ月以内に取得した本人の印鑑登録証明書
（3）開示等のご請求に対する手数料
個人情報の開示、利用目的の通知の請求について、一回の請求につき1,000円（税込）をいただきます。その他の請求につきましては、手数料はいただきません。1,000円分の郵便為替を請求書類にご同封下さい。
（4）開示等のご請求に対する回答方法
請求書に記載の請求者ご本人の住所宛に「本人限定受取郵便」によりご回答申し上げます。なお、開示手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間程度お時間を頂戴致します。また、当協会の業務上の事情がある場合は、それ以上に対応が遅延する場合がありますのであらかじめご了承下さい。
（5）開示等のご請求に伴い取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲内でのみ取り扱うものとします。提出頂いた個人情報開示等申出兼回答書及び本人確認書類は、5年間保存後、適切な方法で廃棄させて頂きます。
（6）保有個人情報の不開示事由
ご請求の内容によって、その全部又は一部を不開示とさせて頂く場合があります。不開示が決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂戴致しますので、あらかじめご了承下さい。
■開示対象個人情報の利用目的
<営業活動に関するお客様・お取引先に関する個人情報>
（1）セミナー、イベント、サービス情報等のご案内や各種事務連絡のため
（2）サービスのご提案、ご提供のため
（3）お客様・お取引先ご担当者との連絡、交渉のため
（4）サービスの提供にあたって必要とされる事務手続き及び請求手続きのため
（5）保守、サポートサービスの提供のため
<採⽤応募者に関する個人情報>
採用選考及び採用選考に関する連絡、情報提供のため
<従業者等に関する個人情報>
従業者、退職者の雇用及び人事管理、諸手続きのため
<当協会へお問い合わせされた皆様及び当協会を来訪された皆様に関する個人情報>
連絡、情報提供及び対応管理などお問い合わせへの対応ため

7. 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、及び苦情・相談に関するお申し出先

次のお問い合わせにつきましては、下記連絡先までご連絡下さい。当協会の保有する個人情報の取扱いに関してのお問い合わせ・ご相談等は、こちらの窓口で一括して受け付けております。
・開示対象個人情報の開示等のご請求
・開示対象個人情報の取扱いに関する苦情のお申し出
・上記のほかの個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情・ご相談全般
■東京労務管理協会/近畿労務管理協会大阪会/近畿労務管理協会/九州労務管理協会
「個人情報保護に関する相談窓口」
住所:〒530-0054　
大阪市北区南森町1-4-19 サウスホレストビル6F
電話:06-6365-1433

8. 個人情報保護管理者

東京労務管理協会/近畿労務管理協会大阪会/近畿労務管理協会/九州労務管理協会
情報管理責任者　𠮷村　徳男
電話:06-6365-1433　
E-mail:info@pm-net.gr.jp